Krav til en faktura: det loven forlanger

En faktura er ikke bare en regning. Den er grundlaget for din salgsmoms, og den er din kundes dokumentation for at trække købsmomsen fra. Derfor er der krav til en faktura, og de står i momsbekendtgørelsen, ikke i dit regnskabsprogram.

Bruger du et program, udfylder det som regel felterne for dig. Det bliver først dit problem, når du skriver en faktura i Word, sender en betalingsanmodning på mail, eller får et bilag ind fra en leverandør, der har sjusket. Så er det pludselig dig, der skal vide, hvad der skal stå.

Det skal en faktura indeholde

For at fakturaen kan bruges som dokumentation for købsmomsen, skal den vise:

• Et fortløbende nummer
• Udstedelsesdato, altså fakturadatoen
• Sælgers navn, adresse og CVR-nummer. Ved EU-handel skal landekoden med, altså DK foran nummeret
• Købers navn og adresse
• Leverancens art, omfang og pris, altså hvad du har solgt, hvor meget og til hvilken pris
• Momsgrundlaget, prisen pr. enhed uden moms og eventuelle rabatter, hvis rabatterne ikke allerede er regnet ind i enhedsprisen
• Den gældende momssats
• Momssatsen og momsbeløbet
• Leveringsdatoen, hvis den er en anden end fakturadatoen

Kilde: PwC's Momsvejledning 2026 og Skattestyrelsens juridiske vejledning om moms.

Det fortløbende nummer er det, der driller flest. Nummeret skal indgå i en række, der kan følges, så det er synligt, hvis en faktura mangler. Både 1, 2, 3 og 2026-001, 2026-002 opfylder kravet. Det, der ikke gør, er at starte forfra hver gang du åbner et nyt dokument, eller at springe numre over, fordi et udkast blev kasseret.

Du har i øvrigt ikke pligt til at udstede en faktura, når du leverer momsfrie ydelser efter momslovens § 13. Der er stadig god grund til det, men det er ikke momsreglerne, der kræver det.

Hvad laver du, når bogføringen laver sig selv? Reconta er AI-bogføring til danske virksomheder. Den læser fakturaen, konterer den og lægger den, hvor den skal ligge. Du godkender. Skriv dig på ventelisten og få besked før alle andre.

Forenklet faktura: hvornår du må nøjes med mindre

Ikke alt salg kræver en fuld faktura. En forenklet faktura, som i praksis ofte er en kassebon, må bruges inden for nogle beløbsgrænser. Grænserne afhænger af, hvem du overvejende sælger til, og det er den del, de fleste opslag springer over.

• Er den enkelte levering på højst 3.000 kr., må du som udgangspunkt udstede en forenklet faktura.
• Sælger du overvejende til private, altså mere end halvdelen af din omsætning, må du bruge en forenklet faktura, i praksis ofte en kassebon. Men leverer du ydelser til private for 5.000 kr. eller mere inklusive moms, skal du udstede en fuld faktura.

Kilde: momsbekendtgørelsens § 66, som gengivet i Skattestyrelsens juridiske vejledning A.B.3.3.1.6 og PwC's Regnskabshåndbogen 2026, afsnit 2.5.8.

Den forenklede faktura skal stadig vise fakturadato, fakturanummer, dit navn, din adresse og dit CVR-nummer, hvad du har solgt, det samlede omsætningsbeløb og momsbeløbets størrelse. Til gengæld behøver den ikke købers navn og adresse. Skriver du den i hånden, er det en dags dato-kvittering.

En momsregistreret køber kan i øvrigt altid bede om en almindelig faktura, og så skal du kunne lave en. Går du selv den anden vej og modtager en forenklet faktura på et køb, der ligger over grænserne, har du ikke fradrag for momsen, før leverandøren har sendt dig en rigtig faktura.

Hvornår skal fakturaen sendes?

Fakturaen skal udstedes ved leverancens afslutning eller snarest derefter. Hvad snarest betyder, afhænger af kutymen i din branche, så der står ikke et bestemt antal dage i reglerne. Sælger du til en kommune, en region eller staten, skal fakturaen desuden sendes elektronisk som EAN-faktura.

Får du hel eller delvis betaling, før du har leveret, skal du udstede en særskilt faktura på betalingstidspunktet. En forudbetaling udløser altså sin egen faktura.

Det er ikke det samme som, hvor længe kravet kan gøres gældende. Et almindeligt pengekrav forælder som udgangspunkt efter tre år regnet fra forfaldstidspunktet, jf. forældelseslovens § 3. En regning, der dukker op halvandet år efter arbejdet, er derfor stadig gyldig, selvom den er sendt senere end momsreglerne lægger op til.

Hvornår er en faktura ugyldig?

Der findes ikke et stempel, der gør en faktura ugyldig. Spørgsmålet er i praksis, om den kan bruges som dokumentation, og svaret er mere nuanceret, end de fleste opslag lader ane.

Hovedreglen er klar nok. Er fakturakravene ikke opfyldt, eller er momsen opkrævet med urette, har køber ikke fradrag for momsen. Derfor bør du som køber tjekke fakturaen, når den kommer ind, og bede leverandøren rette den, hvis noget mangler (PwC's Regnskabshåndbogen 2026, afsnit 2.5.7).

Men en formel mangel slår ikke automatisk fradraget ihjel. Skattestyrelsens juridiske vejledning om moms henviser til EU-Domstolens dom i sag C-516/14, Barlis, hvorefter myndighederne ikke kan nægte fradrag alene med den begrundelse, at fakturaen ikke opfylder formkravene, hvis de har de oplysninger, der skal til for at efterprøve, om de materielle betingelser for fradragsretten er opfyldt. Først når manglerne er så store, at det ikke kan lade sig gøre, holder dokumentet op med at være en faktura i momsdirektivets forstand (sag C-80/20, Wilo Salmson France).

I praksis betyder det, at en manglende leveringsdato på en faktura, hvor alt andet er i orden, sjældent er en katastrofe. Det er bare ingen undskyldning for at sjuske, for bevisbyrden er din, og den er nemmere at løfte med en faktura, der var rigtig fra starten.

Vejledningen nævner desuden to dokumenter, der efter praksis ikke accepteres som dokumentation, uanset hvad der står i dem: købesedler og slutsedler, for eksempel på biler, og købekontrakter på fast ejendom.

De særlige tilfælde

Salg til andre EU-lande

Sælger du til en momsregistreret virksomhed i et andet EU-land, skal købers momsnummer også stå på fakturaen. Ved rent varesalg tilføjer du en tekst som 0 % moms eller zero-rated. Ved salg af ydelser skriver du omvendt betalingspligt eller reverse charge.

Du har pligt til at kontrollere, at købers momsnummer er gyldigt, og at det hører til købers navn og adresse, inden du sender en faktura uden moms. Ved løbende leverancer skal kontrollen efter Skattestyrelsens vejledning ske mindst én gang i kvartalet, og ved lejlighedsvise salg ved hver handel. Gem kvitteringen for opslaget.

Omvendt betalingspligt i Danmark

Er salget omfattet af omvendt betalingspligt, skal fakturaen udstedes uden momssats og uden momsbeløb, og den skal oplyse, at køber afregner momsen. En formulering som omvendt betalingspligt, køber afregner momsen opfylder kravet (momsbekendtgørelsens § 60).

Fakturering i fremmed valuta

Du må gerne fakturere i euro eller en anden udenlandsk valuta. Bruger du en anden valuta end euro, er det et krav, at momsbeløbet fremgår i danske kroner eller euro.

Fakturaen er ikke færdig, når den er sendt

Når fakturaen er ude af huset, begynder den anden halvdel. Den skal bogføres, og den skal gemmes. Reglerne for hvordan bilag opbevares, og hvilke af dem der skal ligge i selve bogføringssystemet, følger bogføringsloven og ikke momsbekendtgørelsen. De står samlet i guiden til digital bogføring.

Skal du have styr på momsopgørelsen bagefter, tager artiklen om momsregnskab fristerne og de fradragsfejl, der oftest koster penge. Er du helt ny i det, forklarer guiden til bogføring for begyndere bilagsbegrebet fra bunden, og guiden til regnskab i enkeltmandsvirksomhed viser, hvor fakturaen passer ind i årshjulet.

Det korte svar

Ni felter skal være på en almindelig faktura, og nummeret skal være fortløbende. Er den enkelte levering på højst 3.000 kr., må du som udgangspunkt nøjes med en forenklet faktura, og det samme gælder, hvis mere end halvdelen af din omsætning går til private, bortset fra ydelser til 5.000 kr. og derover. Send fakturaen ved leverancens afslutning eller snarest derefter, og send en særskilt faktura ved forudbetaling. Mangler der noget, er fradraget ikke nødvendigvis tabt, men du gør dig selv en tjeneste ved at få det rettet med det samme.

Det er også arbejde, du ikke behøver at lave i hånden. Reconta bogfører fakturaen for dig, og du godkender. Skriv dig på ventelisten og få besked før alle andre, når vi åbner.