Hvordan laver man en faktura? Sådan gør du, trin for trin

Hvordan laver man en faktura? De fleste svar på det spørgsmål er en liste over de oplysninger, der skal stå på den. Listen er rigtig nok, men den er også den letteste del. Det, der går galt for folk, der sender deres første fakturaer, ligger før og efter: beslutningerne du skal tage, inden du skriver noget, og de to ting der skal ske, når fakturaen er sendt.

Her er hele forløbet, fra du åbner et tomt dokument, til fakturaen er bogført og gemt. Det virker uanset om du fakturerer i et regnskabsprogram, i en skabelon eller i hånden.

Trin 1. Afklar tre ting, før du skriver noget

Tre svar afgør, hvordan fakturaen skal se ud. Har du dem på plads, tager selve skrivningen få minutter.

Er du momsregistreret?

Du skal momsregistreres, når dine samlede momspligtige leverancer overstiger 50.000 kr. inden for et kalenderår. Grænsen ser både på det igangværende og det foregående kalenderår, og pligten indtræder i det øjeblik, du passerer den. Er du registreret, skal der moms på fakturaen. Er du ikke, må du hverken opkræve moms eller skrive et momsbeløb på.

Hvem er kunden?

En virksomhed, en privatperson eller en offentlig myndighed. Den sidste er den vigtige at fange tidligt, for kommuner, regioner og staten tager ikke imod en almindelig PDF på mail.

Hvor er kunden?

En dansk kunde betyder dansk moms. Sælger du til en momsregistreret virksomhed i et andet EU-land, skal fakturaen ofte udstedes uden dansk moms, og så skal købers momsnummer stå på den. Ved ydelser tilføjes teksten omvendt betalingspligt. Du har pligt til at kontrollere, at købers momsnummer er gyldigt og hører til købers navn og adresse, inden du sender en faktura uden moms.

Trin 2. Vælg dit fakturanummer, og lås serien

Fakturanummeret er et lovkrav, men det er også det sted, hjemmelavede fakturaer oftest bryder sammen. Nummeret skal være fortløbende, og to fakturaer må aldrig bære det samme nummer.

Der er tre beslutninger, du tager nu og holder fast i:

1. Hvor serien starter. Du må gerne begynde ved 1. Vil du hellere starte ved 1001, er det også i orden. Der er ingen regel om startnummeret, kun om at rækkefølgen holder.
2. At du aldrig genbruger et nummer. Opdager du en fejl på faktura 14, sletter du ikke faktura 14 for at lave en ny med samme nummer. Nummeret er brugt.
3. At huller kan forklares. Springer serien fra 14 til 16, skal du kunne gøre rede for, hvad der skete med 15. Kravet om fortløbende numre findes netop for at gøre det synligt, hvis et salg mangler.

Det er også her en skabelon begynder at koste tid. Word og Excel husker ikke, hvilket nummer du brugte sidst, så disciplinen ligger hos dig.

Trin 3. Skriv de oplysninger, loven kræver

En almindelig faktura til en dansk virksomhed skal indeholde:

• Udstedelsesdato, altså fakturadatoen
• Et fortløbende fakturanummer
• Dit navn, din adresse og dit CVR-nummer
• Kundens navn og adresse
• Mængden og arten af det, du har leveret
• Leveringsdatoen, hvis den er forskellig fra fakturadatoen
• Prisen pr. enhed uden moms, og eventuelle rabatter der ikke allerede er trukket fra
• Momsgrundlaget, altså beløbet før moms
• Momssatsen og momsbeløbet

Kravene til fakturaens indhold står i momsbekendtgørelsen.

Sælger du overvejende til private, må du i nogle tilfælde nøjes med en forenklet faktura, som har færre felter. For ydelser gælder det kun under 5.000 kr. En momsregistreret kunde kan dog altid bede om en almindelig faktura i stedet.

Fakturerer du i en anden valuta end kroner eller euro, skal momsbeløbet alligevel fremgå i danske kroner eller euro.

Trin 4. Sæt beløbet, momsen og betalingsfristen

Momsen lægges oven i prisen. Sælger du for 10.000 kr. med 25 procent moms, står der 10.000 kr. som momsgrundlag, 2.500 kr. i moms og 12.500 kr. som det beløb, kunden skal betale. De 2.500 kr. er ikke dine. Du opkræver dem på Skattestyrelsens vegne og afregner dem ved næste momsangivelse.

Betalingsfristen er derimod din beslutning. Skriv den som en dato frem for kun netto 8 dage, så der ikke opstår tvivl om, hvad der tælles fra. Skriv også dit kontonummer på, ellers skal kunden skrive og spørge.

Selve faktureringen skal ske, når leverancen er afsluttet, eller snarest derefter. Har du fået penge helt eller delvist på forhånd, skal du udstede en faktura allerede på betalingstidspunktet.

Hvad laver du, når bogføringen laver sig selv? Reconta er AI-bogføring til danske virksomheder. Du godkender, den gør resten. Skriv dig på ventelisten og få besked før alle andre.

Trin 5. Send fakturaen i et format, kunden kan bruge

Til en privatperson eller en almindelig dansk virksomhed er en PDF på mail fin nok.

Til det offentlige er den ikke. Fakturaer til staten, regioner og kommuner skal sendes elektronisk gennem NemHandel, og det har været lovpligtigt siden 2005. I praksis oplyser myndigheden et EAN-nummer, der fortæller hvor fakturaen skal hen. Har du en offentlig kunde, skal det være afklaret, før du fakturerer, ikke bagefter.

Forskellen er også værd at kende ved private kunder. En PDF bærer beløb og momsbeløb som pixels, mens en elektronisk faktura bærer dem som data, modtagerens system kan læse direkte. Det afgør, om fakturaen kan bogføres, uden at nogen taster. Hvad kravene til e-fakturering betyder for dit eget system, står i guiden til automatisk bogføring.

Trin 6. Bogfør fakturaen, og husk at betalingen er en anden postering

Her taber de fleste tråden. En sendt faktura er ikke en bogført faktura, og pengene på kontoen er ikke det samme som salget. Der sker to ting, og de sker på hvert sit tidspunkt.

Når du sender fakturaen, bogføres salget. Omsætningen og salgsmomsen kommer med, og beløbet står som et tilgodehavende hos kunden. På det tidspunkt har du ikke fået en krone, men salget er registreret.

Når kunden betaler, bogføres betalingen. Pengene lander på bankkontoen, og tilgodehavendet hos kunden udlignes. Der kommer ingen ny omsætning og ingen ny moms ind ved den postering, for omsætningen blev registreret første gang.

Bogfører du kun dine salg ud fra indbetalinger på bankkontoen, mister du overblikket over, hvem der skylder dig penge. Og momsen havner let i den forkerte periode.

Trin 7. Gem fakturaen i fem år

Regnskabsmateriale skal opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. En faktura fra marts 2026 skal altså gemmes til udgangen af 2031.

Er du omfattet af kravet om et digitalt bogføringssystem, skal salgsbilag desuden opbevares i selve systemet. Det er ikke nok at have dem liggende i en mappe på skrivebordet eller i mailen. Hvem der er omfattet hvornår, står i guiden til digital bogføring.

Den kopi, du gemmer, skal være den faktura kunden fik. Retter du i dokumentet bagefter, har du ikke længere dokumentation for det, du sendte.

Momsen følger fakturadatoen, ikke betalingen

Momspligten indtræder på leveringstidspunktet. Udsteder du fakturaen inden eller snarest efter, at leverancen er afsluttet, tæller faktureringstidspunktet som leveringstidspunkt. Det står i momslovens § 23.

I praksis betyder det, at en faktura dateret 30. juni skal med i momsen for andet kvartal, også selvom kunden først betaler den 15. juli. Venter du med at tage den med til den periode, hvor pengene kom ind, angiver du for lidt i den ene periode og for meget i den næste.

Den eneste situation, hvor betalingen bestemmer, er forudbetaling. Modtager du penge, før leverancen er afsluttet, eller før fakturaen er udstedt, tæller betalingstidspunktet i stedet.

Hvad der ellers går galt i momsen, og hvordan fradragene hænger sammen, står i guiden til momsregnskab.

Du har lavet en fejl på en faktura, du har sendt

Svaret afhænger af, hvor langt fakturaen er nået.

Har du ikke sendt den endnu, retter du bare i den. Der er ikke sket noget.

Har du sendt den, er fakturaen udstedt, og kunden kan allerede have bogført den hos sig selv. Så retter du ikke i den oprindelige. Du udsteder en kreditnota, der annullerer den helt eller delvist, og sender derefter en ny faktura med det rigtige indhold og sit eget nummer.

Er momsperioden allerede indberettet, når du opdager fejlen, skal du tage stilling til, om angivelsen for den periode skal rettes. Er beløbet stort, eller er du i tvivl, er det billigere at spørge en bogholder end at gætte.

Hvornår en skabelon holder op med at være nok

En skabelon i Word eller Excel kan sagtens bære de første fakturaer. Indholdskravene er de samme, uanset hvad du skriver dem i.

Det, skabelonen ikke gør, er alt det der kommer efter. Den holder ikke styr på nummerserien, den bogfører ikke salget, den udligner ikke betalingen når pengene kommer ind, og den gemmer ikke bilaget i et system, der lever op til den digitale opbevaringspligt. Det arbejde flytter bare over på dig.

Skiftet fra skabelon til program handler derfor sjældent om at skrive fakturaer hurtigere. Det handler om, at fakturaen bliver til en postering af sig selv. Hvordan du vælger program, står i guiden til at vælge regnskabsprogram.

Er selve bogføringen bag fakturaen ny for dig, er begynderguiden det rigtige sted at starte.

Skriv dig på ventelisten. Du får besked før alle andre, og en bedre pris.