Digital bogføring: sådan opfylder du kravene i 2026

Digital bogføring er ikke noget, der kommer. Kravet trådte i kraft 1. januar 2026 for personligt ejede virksomheder over omsætningsgrænsen, og selskaberne har været omfattet siden 2024. Alligevel er de fleste guider på nettet stadig skrevet i fremtid.

Her handler det om det praktiske: hvad kravet konkret betyder for dit system, hvilke bilag der skal ligge i det, hvor tit du skal bogføre, og hvor folk falder i. Fristerne og omsætningsgrænsen gennemgår vi i guiden til bogføringsloven. Her går vi videre derfra.

Hvad er digital bogføring?

Digital bogføring betyder, at du registrerer dine transaktioner i et digitalt bogføringssystem, og at registreringerne og en del af dine bilag bliver opbevaret i det samme system. Elektronisk bogføring er et andet ord for præcis det samme.

Det lyder som noget, de fleste allerede gør, og det er derfor, kravet snyder. Forskellen ligger ikke i, om du bruger en computer, men i om systemet lever op til nogle konkrete krav i bogføringsloven. Et regneark er digitalt. Det er bare ikke et digitalt bogføringssystem.

Loven forstår et digitalt bogføringssystem som en digital service eller software, der gør det muligt at registrere transaktioner og opbevare registreringer og bilag, eller som minimum en fuldstændig sikkerhedskopi af dem, på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart.

Gælder kravet dig lige nu?

Kravet er rullet ud i bølger:

• Selskaber med pligt til at aflægge årsrapport (ApS, A/S og andre i regnskabsklasse B, C og D): siden det første regnskabsår, der begyndte 1. juli 2024 med et registreret system, og 1. januar 2025 med et eget system.
• Personligt ejede virksomheder uden årsrapport-pligt: fra 1. januar 2026, hvis nettoomsætningen oversteg 300.000 kr. i hvert af de to foregående indkomstår. For de fleste er det 2024 og 2025.
• Finansielle virksomheder: fra 1. januar 2026.

Begge år skal hver for sig ligge over grænsen. En omsætning på 500.000 kr. det ene år og 200.000 kr. det næste udløser ikke kravet, selvom de to år lagt sammen er over. Hvordan grænsen opgøres i praksis, står i guiden til bogføringsloven.

Er din virksomhed startet for nylig?

Havde din virksomhed ikke afsluttet to indkomstår den 1. januar 2026, træder kravet tidligst i kraft fra starten af dit tredje indkomstår. Der behøver ikke at være tale om to hele år. En virksomhed, der startede 1. marts 2024, blev omfattet 1. januar 2026, hvis omsætningen oversteg 300.000 kr. både i perioden 1. marts til 31. december 2024 og i hele 2025.

Starter du en virksomhed i dag, er du ikke omfattet fra dag ét, uanset hvad du budgetterer med. Det er den faktiske omsætning, der tæller, ikke den budgetterede.

Hvad laver du, når bogføringen laver sig selv? Reconta er AI-bogføring til danske virksomheder. Du godkender, den gør resten. Skriv dig på ventelisten og få besked før alle andre.

De tre ting loven kræver af dit system

Bogføringsloven stiller tre krav til et digitalt bogføringssystem. Systemet skal:

1. understøtte løbende registrering af dine transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering, og betryggende opbevaring af registreringer og bilag i fem år
2. opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder bruger- og adgangsstyring, og sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag
3. understøtte automatisering af administrative processer, herunder automatisk afsendelse og modtagelse af e-fakturaer

Hvem der skal sikre, at kravene er opfyldt, afhænger af, hvilket system du bruger.

Registreret system

Erhvervsstyrelsen fører en fortegnelse over registrerede bogføringssystemer. Systemerne på listen er gennemgået af styrelsen, og det er udbyderens ansvar, at systemet er lovligt. Bruger du et af dem, er den del klaret for dig.

Ikke-registreret system

Alt, der ikke står i fortegnelsen, er i lovens forstand et ikke-registreret system. Så er det dit eget ansvar at sikre, at kravene er opfyldt, og at kunne dokumentere det.

Fælden: to systemer bliver til ét ikke-registreret

Her er den detalje, der rammer flest. Registrerer du dine transaktioner i et registreret bogføringssystem, men opbevarer dine købs- og salgsfakturaer et andet sted, så er den samlede opsætning i lovens forstand et ikke-registreret bogføringssystem.

Ansvaret for, at kravene er opfyldt, flytter dermed fra udbyderen over på dig. Fakturaer i en mailmappe, en Dropbox eller en mappe på skrivebordet er nok til at udløse det, også selvom selve bogføringen sker i et godkendt program.

Løsningen er til gengæld enkel. Læg bilagene i bogføringssystemet i stedet.

Hvilke bilag skal ligge i systemet?

Ikke alle bilag skal opbevares digitalt i bogføringssystemet. Pligten gælder købs- og salgsbilag, der indeholder disse oplysninger (bilagsbekendtgørelsen):

• udstedelsesdato
• leverancens art
• beløb
• afsender og modtager med navn, adresse og CVR- eller SE-nummer
• momsbeløbets størrelse
• betalingsoplysninger

Kassestrimler er ikke omfattet. Det samme gælder fakturaer for køb og salg af varer og tjenesteydelser uden for landets grænser.

Alt andet regnskabsmateriale skal du stadig gemme i fem år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører, men du vælger selv formen. Kontrakter, arbejdspapirer, din beskrivelse af bogføringsprocedurer og dine regnskaber må ligge på papir eller på en harddisk, så længe materialet er betryggende opbevaret og hverken kan gå tabt eller blive forvansket.

De geografiske begrænsninger på, hvor regnskabsmateriale må opbevares, er ophævet. Sikkerhedskopien fra dit bogføringssystem har sine egne regler.

Sikkerhedskopien er også et krav

Automatisk sikkerhedskopi er ikke noget, du selv skal huske at tage. Det er en funktion, systemet skal have.

Med et registreret system skal udbyderen tage en fuld sikkerhedskopi af alle transaktioner og bilag hver uge, og en inkrementel kopi af de ændrede data hver dag. Mindst én fuld og én inkrementel kopi skal ligge på en server i et EU- eller EØS-land.

Med et ikke-registreret system skal der tages en sikkerhedskopi hver uge, medmindre der ikke er registreret noget siden sidst. Den skal opbevares hos en tredjepart, der ikke er nærtstående til dig, på en server i EU eller EØS. En ekstern harddisk i skuffen tæller ikke.

Hvor tit skal du bogføre?

Digital bogføring ændrer ikke ved, at bogføringen skal ske løbende. Transaktioner skal registreres nøjagtigt og snarest muligt, efter at det, der ligger til grund for dem, foreligger.

Erhvervsstyrelsen skriver i vejledningen om bogføringsloven, at virksomheder som udgangspunkt bør tilstræbe at have registreret deres transaktioner inden for løbende måned. Kun virksomheder med ganske få transaktioner kan vente til fristen for de lovpligtige indberetninger.

Oven i det ligger kravet om afstemning. Dine registreringer skal være afstemt senest på datoen for fristen for momsangivelsen og de øvrige indberetninger.

Det er her, kvartalsbogføring aftenen før momsfristen holder op med at være en holdbar arbejdsgang.

Bruger du en ekstern bogholder?

Har du en ekstern bogholder, er det bogholderens ansvar at bruge et digitalt bogføringssystem, der overholder kravene, og at opbevare de krævede bilag i systemet.

Dit ansvar er at sørge for, at bogholderen får alt relevant regnskabsmateriale i tide. Du kan ikke skrive ansvaret helt fra dig: virksomheden bærer stadig ansvaret for, at transaktionerne bliver registreret korrekt, og at materialet bliver opbevaret efter reglerne.

I praksis behøver du ikke forholde dig nærmere til digital bogføring, medmindre du opdager, at din bogholder ikke overholder reglerne.

Sådan kommer du fra regneark til lovligt system

1. Find ud af, om du er omfattet. Slå din nettoomsætning op for de to seneste indkomstår. Ligger begge år over 300.000 kr., er du omfattet.
2. Tjek dit system mod fortegnelsen. Står det på Erhvervsstyrelsens liste, er systemkravene udbyderens ansvar. Står det ikke, er de dine.
3. Flyt bilagene ind i systemet. Købs- og salgsfakturaer med de seks oplysninger skal ligge i bogføringssystemet, ikke i indbakken.
4. Læg en rytme, du kan holde. Registrering inden for måneden og afstemning før hver momsfrist.

Du skal ikke digitalisere fortiden. Kravet gælder fremad fra det tidspunkt, du bliver omfattet. Gammelt regnskabsmateriale skal stadig gemmes i fem år, men det må blive, hvor det er, så længe det er betryggende opbevaret.

Du skal heller ikke registrere noget hos Erhvervsstyrelsen. Det er udbyderne af standardsystemer, der skal registrere deres system. Pligten til at oplyse, hvilket system du har brugt, følger indberetningen af årsrapporten, så den rammer ikke virksomheder uden årsrapport-pligt.

Hvad sker der, hvis du ikke er klar?

Erhvervsstyrelsen kontrollerer, om virksomheder bogfører digitalt. Konstaterer styrelsen, at du er omfattet uden at gøre det, får du et påbud om at komme i orden inden for en frist og dokumentere det.

Overskrider din omsætning kun grænsen i mindre omfang, nøjes styrelsen med påbuddet, og retter du op inden fristen, foretager den sig ikke yderligere.

Har en virksomhed derimod i flere indkomstår haft en omsætning, der væsentligt overskrider grænsen, uden at bogføre digitalt, anmelder styrelsen sagen til politiet med henblik på tiltale om bødestraf. Loven giver mulighed for skærpet bøde ved særligt omfattende overtrædelser.

Digital bogføring behøver ikke betyde mere arbejde

Kravet er skruet sammen om et system, der registrerer, opbevarer og tager backup. Det siger ingenting om, hvem der taster.

Det er den del, der er ved at flytte sig. Automatisk bogføring gør tastningen til godkendelse, og et lovligt digitalt system er i praksis forudsætningen for, at det kan lade sig gøre.

Hvad laver du, når bogføringen laver sig selv?

Reconta er AI-bogføring til danske virksomheder. Bilag og banktransaktioner bliver matchet og konteret automatisk, og du godkender i stedet for at taste. Bygget af holdet bag Digi-Tal Regnskab, som har 400+ danske virksomheder i bøgerne.

Skriv dig på ventelisten. Du får besked før alle andre, og en bedre pris.