EAN-faktura: sådan fakturerer du det offentlige

Har du solgt noget til en kommune, en region eller en statslig institution, kan du ikke bare sende en PDF i en mail. Du skal sende en EAN-faktura, og den skal ramme den rigtige elektroniske adresse. Ellers bliver den aldrig betalt.

Det lyder mere teknisk, end det er. I praksis skal du have styr på modtagerens EAN-nummer, en vej at sende fakturaen ad, og de referencer myndigheden kræver for at kunne godkende den. Du får det hele her, plus hvad du gør, når fakturaen bliver afvist.

Hvad et EAN-nummer egentlig er

Et EAN-nummer er den elektroniske adresse på en offentlig institution, skrevet som 13 cifre. Fagligt hedder det et GLN, et Global Location Number, og du vil se begge betegnelser brugt om det samme.

Det vigtigste at forstå er, at nummeret er en adresse og ikke en konto. En myndighed har sjældent kun ét. En stor kommune kan have hundredvis, ét for hver skole, hvert plejecenter og hver forvaltning. Sender du til kommunens hovednummer, lander fakturaen ikke nødvendigvis hos den afdeling, der har bestilt hos dig.

Derfor er reglen enkel: spørg den person, der bestilte, hvilket EAN-nummer du skal bruge. Du kan også slå registrerede modtagere op i Nemhandelsregisteret på registration.nemhandel.dk. Registeret havde 67.633 registrerede modtagere, da vi tjekkede i september 2026 (kilde: nemhandel.dk).

Derfor kan du ikke nøjes med en PDF

Offentlige myndigheder tager ikke imod papirfakturaer, og en PDF vedhæftet en mail er i den sammenhæng det samme som papir. Kravet stammer fra lov om offentlige betalinger og den tilhørende bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder, som har været gældende siden 2005.

En e-faktura er ikke et pænt dokument. Det er en datafil, som myndighedens økonomisystem læser felt for felt: beløb, moms, CVR-nummer, betalingsoplysninger og referencer. Det er præcis derfor, systemet kan afvise den automatisk, når et felt mangler, og derfor det ikke hjælper at skrive oplysningerne pænt i teksten på en PDF.

I dag går stort set alt den vej. Nemhandel oplyser, at 99 procent af alle fakturaer til det offentlige modtages elektronisk (nemhandel.dk, september 2026).

Læg mærke til, at reglen gælder det offentlige. Til private kunder må du fortsat sende en almindelig faktura i for eksempel PDF, hvis modtageren accepterer det (kilde: PwC Regnskabshåndbogen 2026). Bogføringsloven stiller separat krav om, at dit bogføringssystem skal kunne sende og modtage e-fakturaer i OIOUBL eller Peppol BIS, men ikke om at du faktisk bruger formaterne til private kunder.

Hvad laver du, når bogføringen laver sig selv?

Fakturaen er kun halvdelen af arbejdet. Bagefter skal den bogføres, momsen skal passe, og bilaget skal gemmes. Reconta er AI-bogføring til danske virksomheder, hvor du godkender og systemet gør resten. Skriv dig på ventelisten, så får du besked før alle andre.

Tre veje til at sende en EAN-faktura

Der findes tre måder at få fakturaen af sted på, og valget afhænger mest af, hvor ofte du fakturerer det offentlige.

Dit eget regnskabsprogram. De gængse danske regnskabsprogrammer kan sende e-fakturaer. Du opretter kunden med et EAN-nummer i stedet for en almindelig adresse, og programmet konverterer selv fakturaen til det rigtige format og sender den gennem NemHandel. Det er vejen, hvis du fakturerer det offentlige mere end et par gange om året.

Fakturablanketten på Virk. En gratis selvbetjeningsløsning fra Erhvervsstyrelsen, hvor du taster fakturaen ind i en formular på virk.dk, og den bliver sendt videre som e-faktura. Den er lavet til dem, der sender få fakturaer til det offentlige. Virk skriver selv, at et digitalt regnskabssystem er det bedre valg, hvis du har et.

En fakturaudbyder. Tjenester, der tager imod fakturaen i det format du har den i, og konverterer den for dig. Det er relevant, hvis du har mange fakturaer og et system, der ikke selv kan sende e-fakturaer.

For de fleste enkeltmandsvirksomheder og mindre selskaber står valget mellem de to første. Har du et regnskabsprogram, så brug det. Har du ikke, og sender du to fakturaer om året til den lokale kommune, er blanketten hurtigere end at skifte system.

Fakturablanketten på Virk, trin for trin

Blanketten hedder NemHandel Fakturablanket og ligger under Erhvervsstyrelsens selvbetjening på virk.dk. Sådan bruger du den.

1. Log ind. Med MitID Erhverv, eller med privat MitID hvis du ikke har en registreret virksomhed. Har du ikke et CVR-nummer, kan du bruge dit CPR-nummer i stedet.

2. Indtast modtageren. Kundens EAN- eller GLN-nummer, plus din egen mailadresse til kvitteringen.

3. Udfyld fakturaen. Dine egne oplysninger, kundens referencer, fakturalinjerne, beløb og moms.

4. Vedhæft dokumentation, hvis der er noget. Du kan vedhæfte op til fem filer i PDF, TIFF, PNG, JPG eller GIF. En enkelt fil må højst fylde 3 MB, og tilsammen må de højst fylde 10 MB.

5. Send, og gem en kopi. Blanketten opfordrer selv til, at du gemmer fakturaen som PDF til dit eget regnskab.

Kvitteringen kommer på mail, og den kan være op til 24 timer undervejs. Der er altså ikke noget galt, fordi der ikke sker noget den første time. To praktiske detaljer mere: blanketten er ikke bygget til små skærme, så brug en computer, og du kan sende både fakturaer og kreditnotaer gennem den.

Den PDF du gemmer, er i øvrigt ikke altid nok i sig selv. Er du omfattet af kravet om et digitalt bogføringssystem, skal fakturaen som bilag ligge digitalt i selve systemet. Er du personligt ejet uden pligt til årsrapport, rammer kravet dig først, når nettoomsætningen har oversteget 300.000 kr. i to indkomstår i træk. Kravene er samlet i guiden til digital bogføring.

De tre oplysninger, der afgør om du får pengene

En e-faktura kan være teknisk korrekt og alligevel blive afvist, fordi myndigheden ikke kan godkende den internt. Tre felter går igen.

EAN-nummeret. Det rigtige, altså den afdeling der har bestilt. Er det forkert, ender fakturaen enten det forkerte sted eller ingen steder.

Ordre- eller rekvisitionsnummer. Har du fået et nummer ved bestillingen, skal det med, og det skal stå i det rigtige felt. I UBL-formatet hedder feltet OrderReference. Flere kommuner afviser automatisk fakturaer, hvor nummeret mangler.

Personreference. Navnet eller bruger-id'et på den, der har bestilt. Odense Kommune kræver det eksplicit, og Københavns Kommune afviser fakturaer, hvor bruger-id'et mangler eller er skrevet i et forkert felt.

Kravene varierer fra myndighed til myndighed og står typisk på institutionens egen leverandørside. Er du i tvivl, så få referencerne på skrift, når du får ordren, og ikke når du sender fakturaen.

Når fakturaen bliver afvist

Bliver din e-faktura afvist, får du typisk besked i virksomhedens e-Boks med én besked per afvist faktura. Beskeden fortæller, hvad der mangler.

Rettelsen er mindre dramatisk, end mange tror. Du sender en ny e-faktura med de rigtige oplysninger, og du skal ikke sende en kreditnota på den afviste. En afvist faktura er aldrig blevet bogført hos modtageren, så der er ikke noget at kreditere. Det står Københavns Kommune eksplicit for i sin vejledning til leverandører.

Mangler du en reference, du ikke selv har, så kontakt den person, der bestilte. Det går hurtigere end at gætte.

Hører du derimod ingenting, hverken betaling eller afvisning, er den hyppigste forklaring et forkert EAN-nummer. Så er fakturaen landet et andet sted i organisationen, hvor ingen venter på den.

OIOUBL og Peppol: når formatet bliver dit problem

Du støder på to formatnavne, så snart du læser om e-fakturering.

OIOUBL er det danske format for e-fakturaer til det offentlige og den standard, NemHandel er bygget op om.

Peppol BIS er den europæiske standard, som Danmark også er koblet på gennem NemHandel-infrastrukturen. Den bruges blandt andet ved handel over grænserne.

Det praktiske svar er, at formatet næsten aldrig er dit problem. Bruger du et regnskabsprogram eller blanketten på Virk, bliver konverteringen klaret for dig. Formatet bliver først relevant, hvis du selv skal integrere et system op mod NemHandel, og så er det en opgave for den, der har bygget systemet. Erhvervsstyrelsen driver support på nemhandel.dk.

Fakturaen er sendt. Så skal den bogføres

En EAN-faktura til det offentlige er stadig en helt almindelig faktura i dit eget regnskab. Den skal bogføres som omsætning, momsen skal med i momsopgørelsen, og bilaget skal gemmes i fem år, digitalt hvis du er omfattet af kravet om et digitalt bogføringssystem.

Det er den del, der æder tid, så snart du har mere end en håndfuld fakturaer om måneden. Hvad der reelt kan køre uden dig, står i guiden til automatisk bogføring, og momsdelen er samlet i guiden til momsregnskab.

Hvad laver du, når bogføringen laver sig selv?

Reconta er AI-bogføring til danske virksomheder. Bilag og banktransaktioner bliver matchet og konteret automatisk med momskoden sat, og du godkender i stedet for at taste. Bygget af holdet bag Digi-Tal Regnskab, som har 400+ danske virksomheder i bøgerne.

Skriv dig på ventelisten. Du får besked før alle andre, og en bedre pris.